Pastinya tidak mudah mengatur organisasi dengan beragam pemangku kepentingan seperti Roundtable on Sustainable Palm Oil (RSPO), dalam kapasitasnya untuk menangani berbagai tantangan dalam industri yang kompleks seperti kelapa sawit yang rentan terhadap perselisihan dan konflik. Itu sebabnya, diperlukan sebuah mekanisme yang adil dan efektif bagi seluruh anggota dan pemangku kepentingan lainnya yang terlibat dalam industri kelapa sawit, di RSPO hal itu disebut sebagai “Grievence Mechanism” atau mekanisme Pengaduan.
“Mekanisme ini adalah bagian dari implementasi berbasis dokumen-dokumen utama di RSPO untuk memastikan adanya pemeriksaan dan keseimbangan dalam organisasi yang memiliki peraturan sendiri seperti kami, sehingga semua pelanggaran dan kesalahan dapat dimintai pertanggungjawaban,” kata Rudi Bachtiar Rifai, Manajer Komplain RSPO Indonesia kepada The Palm Scribe dalam sebuah wawancara di Jakarta (10/9).
Menurut Rudi, ketika berhadapan dengan isu keberlanjutan, kadang tidak semua pihak mengikuti standar yang telah ditetapkan sehingga hasil yang diinginkan tidak tercapai. Hal ini dapat menyebabkan persepsi yang bertentangan untuk pemangku kepentingan yang berbeda, sehingga keluhan dan pengaduan yang ditujukan kepada RSPO diharapkan akan muncul proses dan keputusan yang adil, transparan dan tidak memihak.
Rudi menambahkan bahwa mekanisme pengaduan RSPO ini tidak dimaksudkan sebagai pengganti jalur hukum yang berlaku, melainkan untuk melindungi integritas RSPO sendiri karena sebagian besar pengaduan yang dialamatkan kepada anggota, justru agar RSPO dapat melakukan introspeksi.
Setiap keluhan dan pengaduan yang ditujukan harus berdasarkan dokumen utama RSPO, yaitu; Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga, Prinsip & Kriteria RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan (P&C) dan semua panduannya, indikator yang terkait dengan adopsi dan implementasi P&C, Kode Berperilaku untuk semua anggota, Prosedur Penanaman Baru RSPO, Sistem Sertifikasi RSPO, Peraturan RSPO yang dibuat untuk Perdagangan dan Ketertelusuran serta untuk Komunikasi dan Klaim.
“Hingga saat ini, sudah ada sekitar 132 kasus, dan 40 diantaranya masih berlangsung. Sejauh ini, sebagian besar kasus ditujukan kepada penanam,” kata Rudi.
Saat mengajukan pengaduan, pelapor harus memberikan informasi secara tertulis menggunakan sebuah standar yang mencakup nama dan kontak dari pihak yang mengajukan keluhan secara rinci. Keluhan dapat disampaikan melalui surat, email, atau secara online, melalui situs web yang disediakan oleh RSPO. Para pengadu juga dapat meminta agar identitas mereka tidak dibocorkan (perlindungan/kerahasiaan Whistle-blower) selama pengaduan itu valid.
Setiap pengaduan perlu disertai bukti pendukung (termasuk semua dokumentasi yang memungkinkan, dan sebagainya), dan segala informasi pendukung tentang upaya yang telah ditempuh, namun tidak berhasil untuk menyelesaikan masalah secara bilateral atau lainnya.
Selain itu, pengadu juga dapat mengusulkan atau menyarankan tindakan korektif yang dapat menyelesaikan masalah secara rinci dalam pengaduan tersebut.
Melalui mekanisme pengaduan tersebut, RSPO ingin memastikan bahwa pihak yang dirugikan memiliki akses yang memadai pada sumber informasi, saran, dan keahlian yang diperlukan untuk terlibat dalam sebuah proses yang adil, informatif, dan transparan. Semua pihak yang terlibat, juga diminta untuk terlibat dalam proses tersebut dengan itikad baik dan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.
“Jika semua dokumen yang diperlukan dirasa cukup, kami dapat memberikan diagnosis awal dalam waktu 30 hari. Pertama, kita perlu memeriksa apakah pengaduan ditujukan kepada anggota RSPO, karena jika tidak, berarti itu diluar otoritas kami. Kemudian kami akan memutuskan, peraturan mana yang dilanggar sehingga kami dapat melanjutkan penyelidikan hingga panel bisa memutuskan,” jelas Rudi.
Untuk melakukan penyelidikan dan menentukan cara yang paling cocok mendengarkan argumen dari mereka yang berselisih, panel akan mengadakan audiensi secara lisan, pertemuan pribadi, konferensi, atau pernyataan tertulis, serta mengeluarkan arahan prosedural yang diperlukan untuk mencapai kesimpulan yang adil dan cepat dari setiap kasus.
Panel pengaduan memiliki otoritas untuk mendelegasikan kepada Sekretariat RSPO agar membuat dan memberikan arahan prosedural kepada pihak-pihak yang terlibat; memberhentikan pengaduan jika tidak sesuai dengan arahan yang diberikan, atau upaya untuk membuka kembali pengaduan yang sebelumnya telah dihentikan.
Panel juga dapat mendelegasikan kepada Sekretariat untuk melakukan konsolidasi dan menyelidiki secara bersamaan dua atau lebih pengaduan terhadap objek yang sama. Panel juga dapat mengarahkan Sekretariat untuk menunjuk penyelidik atau pakar independen dalam bidang apa pun yang relevan untuk mempertimbangkan laporan mereka, menentukan kerangka acuan, melakukan kunjungan lapangan, mewawancarai orang dan saksi-saksi yang relevan, serta memastikan bahwa Sekretariat tidak mengungkapkan identitas orang-orang dan saksi-saksi jika disyaratkan anonimitas.
Pengaduan akan diselesaikan dalam waktu enam puluh hari kerja setelah fase investigasi ditutup. Siapapun yang tidak puas dengan keputusan panel dapat naik banding ke Panel Banding dengan mengajukan pemberitahuan banding ke Sekretariat, dalam waktu enam puluh hari kerja setelah menerima keputusan.
Rudi menyampaikan bahwa hampir 70 persen kasus pengaduan berasal dari Indonesia, dimana sebagian besar adalah kasus-kasus dengan latar belakang FPIC dan masalah perburuhan, dimana kasus terlama perlu waktu hingga 10 tahun untuk diselesaikan.
“Kadang-kadang selama proses penyelesaian, terdapat plot twist yang tidak terduga,” ujar Rudi sambil tersenyum, sambil menolak mengungkapkan secara lebih lanjut contoh kasus yang sedang berlangsung.
“Kasus-kasus yang memakan waktu lama, biasanya adalah kasus warisan di mana kita kadang harus menunggu penyelesaian hukum selama prosesnya,” katanya. Rudi merujuk pada kasus-kasus yang terjadi sebelum berdirinya RSPO, namun dia mengatakan bahwa sebagian besar kasus dapat diselesaikan dalam kurun waktu empat hingga enam Bulan.